Aufbewahrungsfristen für Belege (§§ 257 HGB, 147 AO)
Die Fristen betragen grundsätzlich 10 Jahre für Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie 6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Für Buchungsbelege, deren (frühere 6jährige) Aufbewahrungsfrist am 23.12.1998 noch nicht abgelaufen war, gilt die 10jährige Aufbewahrungsfrist.
** Geändert durch das Steueränderungsgesetz
1998 vom 19.12.1998 (BGBl. 1 1998 S.3816). Betroffen sind bspw. im Laufe des Jahres 1992 entstandene Buchungsbelege (Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des 31.12.1998).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. **
Eine Vernichtung der Unterlagen ist dann nicht zulässig, wenn diese noch für laufende Verfahren, z. B. für eine begonnene Betriebsprüfung, ein Straf- oder Klageverfahren, benötigt werden. Es ist auch erlaubt, alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – mit Ausnahme des Jahresabschlusses und der Eröffnungsbilanz – auf Mikrofilm oder Datenträger zu speichern. Auf Verlangen der Finanzbehörde sind diese Unterlagen lesbar zu machen.
** Bei Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen und Anhängen kommt es häufig vor, dass diese erst 2 Jahre nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres erstellt werden. Sollte die Bilanz bzw. die Gewinn- und Verlust-Rechnung/Anhang für 1989 erst im Jahr 1991 erstellt worden sein, dürfen diese Unterlagen erst im Jahr 2002 vernichtet werden. **